La QR-facture vise à simplifier, standardiser et sécuriser le processus de paiement et l’échange de données qui lui est lié. Elle représente la partie la plus visible de l’harmonisation du trafic des paiements, chantier de la place financière suisse rendu nécessaire par l’accroissement des exigences réglementaires, l’internationalisation des échanges financiers ou encore la numérisation de l’économie. Cette modification en profondeur de l’organisation du système de paiement se base sur l’adoption par tous les acteurs de la chaîne de valeur de la norme ISO 20022, norme internationale pour l’échange de données électroniques dans le secteur financier. Ainsi, les prestataires de services de paiement, les établissements financiers ou encore les entreprises parlent désormais la «même langue».

Changement minime pour les consommateurs

Comme son nom l’indique, la QR-facture se caractérise notamment par la présence d’un code QR contenant les informations nécessaires à la réalisation du paiement. La capacité de stockage de ce code QR permet l’ajout de données utiles au traitement des factures. Tout cela permet le déclenchement simplifié des paiements pour le débiteur qui saisit ses factures par une application bancaire ou un lecteur optique. Cela dit, les données de paiement restent lisibles pour celles et ceux qui utilisent d’autres modes de paiement, comme le guichet postal, les ordres bancaires, etc.

Parmi les spécificités de la QR-facture figure l’utilisation unique du format international IBAN pour indiquer les comptes concernés par la transaction. D’ailleurs, si toutes les entreprises ne sont pas encore passées à la QR-facture, l’utilisation de l’IBAN en lieu et place du simple numéro de compte s’est fortement généralisée.

Pour les consommateurs, le changement est minime, puisque les outils utilisés pour saisir les paiements ont été adaptés, à l’instar des dispositifs compris dans l’e-banking. Il s’agit cependant d’adapter ses ordres permanents en enregistrant la nouvelle facture avec les données de paiement actualisées et, bien sûr, de s’habituer à cette présentation moins colorée des factures. Pour les entreprises et autres entités procédant à des facturations, en revanche, le processus peut s’avérer long. D’où l’urgence de planifier son passage dans ce nouveau monde et de faire un rapide point de la situation pour mesurer le chemin restant.

L’introduction de la QR-facture demande notamment aux émettrices et émetteurs de factures l’adaptation de leur logiciel de facturation, voire de leur système de comptabilité. L’entreprise doit ainsi pouvoir émettre et imprimer de telles factures sur du papier approprié – feuilles A4 blanches perforées. Elle doit aussi s’assurer de pouvoir traiter les données d’encaissement au bon format. Ce changement ne demande souvent pas forcément beaucoup d’investissements, si ce n’est… en temps. Surtout si l’entreprise a plusieurs partenaires financiers ou émet un grand nombre de factures. L’idéal est d’abandonner les bulletins rouges (BV) et orange (BVR) au plus vite – et au plus tard à la fin de juin. Autre élément clé: la communication. Il s’agit notamment de ne pas oublier de signaler aux débitrices et débiteurs de ne plus utiliser les anciens bulletins. Notamment dans le cas des ordres permanents.

Générateur de QR-factures

Si elle n’émet que peu de factures, l’entreprise peut utiliser un générateur de QR-factures qui lui permettra de créer son nouveau bulletin de versement de manière simple et surtout correcte. Certaines banques le proposent, ce qui permet aux entreprises recourant de manière occasionnelle à la facturation d’établir de manière simple et autonome leurs factures.