La réunionnite, ce mal qui ronge les entreprises

Le chef d’équipe prend la parole. Vous aimeriez bien donner votre avis, mais vous n’osez pas. Vous levez la main, puis vous vous ravisez. La première demi-heure est passée à rappeler les décisions prises lors de la séance précédente. Puis il s’agit d’organiser la prochaine. En sortant, vous ne savez pas ce que vous avez à faire, avec qui, ni à quelle échéance. Au final, le PV sera envoyé à toute l’équipe, sans qu’aucune réelle idée n’ait émergé.

Cette séance fictive est un cauchemar. Inutile, frustrante et chronophage, elle fait perdre beaucoup d’énergie à tous ceux qui travaillent en entreprise, et beaucoup d’argent à l’entreprise elle-même. Pourtant, les réunions de ce genre sont très fréquentes dans les PME ou certains départements de grandes entreprises. Selon une étude publiée en juin 2017 par OpinionWay, un salarié français passe en moyenne trois semaines par an en séance. Pour les cadres, ce n’est pas moins de six semaines. Ceux qui ont répondu au sondage l’affirment sans ambiguïté: dans la moitié des cas, ces réunions ne servent à rien. Pas d’ordre du jour, pas d’agenda, pas d’échanges constructifs… le néant. «Seule une réunion sur quatre aboutit la plupart du temps à une prise de décision», concluent, désespérés, les auteurs de cette étude commandée par le cabinet Empreinte Humaine.

Des réunions en… marchant

Ce constat est encore plus édifiant dans le contexte actuel. Avec les moyens de communication numériques, les employés sont sans cesse en contact au sein de l’entreprise, que ce soit par e-mail, SMS ou sur leur système de chat interne. Sollicités en permanence, abreuvés de messages organisationnels, ils aimeraient que les séances soient des moments déconnectés, de réels échanges humains, afin de sortir de la marche (rapide) du travail et avancer concrètement. Car une séance peut permettre à elle seule d’éviter une cascade de messages confirmant telle ou telle action ou prise de rendez-vous. Dans un monde idéal, de vraies séances en entreprise constitueraient le cœur du travail, en faisant émerger de nouvelles idées et en répartissant la charge de manière efficace.

Mais la réalité est souvent décevante. Nombre d’entreprises se rendent bien compte que leurs séances sont contre-productives. C’est pourquoi elles prennent les devants et tentent d’élaborer une série de règles. Yves Smadja, responsable de missions au sein du cabinet de conseil Ad Valoris, intervient auprès d’institutions publiques et de PME qui cherchent à améliorer leur intelligence organisationnelle. La réalisation du mandat de conseil implique souvent l’organisation de séances chez le client. «Une séance doit nécessairement se préparer en amont, énonce-t-il. Il faut définir concrètement ce à quoi la séance doit aboutir.»

La vocation de la séance est évidemment primordiale: la préparation d’un brainstorming est différente de celle d’un lancement de projet. «Concernant les participants à la séance, il convient de s’interroger sur leur niveau de maturité sur le sujet: en quoi vont-ils contribuer à l’atteinte de l’objectif? Lorsqu’on est organisateur de la séance, cela fait partie du travail d’anticipation sur le déroulement de la séance.» Du bon sens, en somme, qui fait gagner beaucoup de temps et d’énergie. «En préambule, l’objectif de la séance se doit d’être présenté et partagé. Cela fait partie du rôle central de l’animateur», précise encore Yves Smadja. Le truc à éviter absolument? «Passer vingt minutes à réinventer ce que l’on s’est dit la fois passée», répond cet expert en organisation d’entreprise.

Pour dynamiser les réunions, d’autres ont des idées plus farfelues, mais qui ont fait leurs preuves. L’une d’elles est d’organiser des séances… debout, ou en marchant. En position verticale, les salariés ont l’esprit plus alerte et participent de manière plus active à la discussion. Le «stand-up meeting», à la mode depuis plusieurs années déjà, est surtout une solution simple pour raccourcir la réunion, qui durera quinze minutes au maximum.

Rôle essentiel du manager

Une autre nécessité pour réussir une séance tient à la qualité du manager. C’est lui qui devra diriger les discussions, encadrer les débats et écarter les interventions polluantes, sans se montrer vexant. Un rôle extrêmement difficile. D’autant plus que, comme le soulignent plusieurs salariés qui ont témoigné anonymement, la séance est souvent un lieu de pouvoir, où il s’agit de s’exprimer stratégiquement afin de se faire remarquer. «Le problème de la réunionnite, résume habilement un salarié romand, c’est celui du pari qu’elle implique. Un pari malheureusement très individuel. Comme il y a de plus en plus de séances, il faut qu’elles aillent vite, à l’essentiel, un tour de table  et hop! Elles deviennent alors une succession de numéros où il s’agit d’impressionner ses supérieurs ou de les rassurer sur le contrôle qu’ils espèrent exercer. En quelque sorte, les réunions deviennent des chambres d’enregistrement, plus du tout des lieux d’échanges ou de débats.»

Ce n’est pas nouveau: dans un cours donné en 1996, Stéphane Haefliger parlait déjà de la séance comme d’un «espace symbolique de conquête du pouvoir». Ce spécialiste en ressources humaines, aujourd’hui DRH à la Compagnie bancaire helvétique, s’appuyait sur son expérience du terrain pour livrer ce constat. Plus de vingt ans plus tard, rien n’a changé. En témoigne un ouvrage paru récemment chez Dunod, intitulé 100 trucs infaillibles pour avoir l’air intelligent en réunion. Parmi les solutions proposées, demander de revenir à la diapositive précédente pour montrer que l’on est attentif à l’exposé, aller chercher des verres d’eau pour l’assemblée ou quitter la séance en prétextant un téléphone urgent. Autant d’astuces un peu vaines, qui certes vous feront probablement briller au sein de votre entreprise, mais ne feront pas avancer la bonne marche de la société…

Pour que les séances soient de vrais moments collectifs et de communication, il existe des solutions humaines, comme des formations à la gestion des séances. Mais ce n’est pas tout: depuis quelques années, les entreprises peuvent aussi avoir recours à des solutions technologiques, développées par plusieurs start-up qui se sont lancées sur ce marché avec des logiciels très simples, qui fonctionnent souvent sur le même principe: créer un espace de travail commun, auquel les participants ont accès pendant la réunion depuis leur ordinateur ou leur smartphone. Ils y notent leurs idées, votent en ligne sur tel ou tel sujet et les tâches à accomplir sont immédiatement répertoriées et réparties. Sur ce créneau, les start-up françaises Wisembly et Klaxoon ont déjà des résultats prometteurs. En Suisse, WeDo a déjà séduit nombre d’entreprises, mais aussi d’organisations publiques (lire encadré). Ces outils ne sont pas gratuits: les utilisateurs paient un abonnement mensuel, établi en fonction de la taille de l’organisation et du nombre de licences utilisées. Mais au final, la facture est plus que raisonnable, comparé au temps gagné!

Le beau succès de WeDo

Cette start-up fribourgeoise a créé un logiciel qui optimise l’organisation du travail et des séances. Une quarantaine d’entreprises, dont le Groupe Mutuel, sont clientes.

C’est dans cette situation que les deux amis ont une idée: développer un gestionnaire de tâches collaboratif, afin de simplifier l’avancée du travail. Ils se mettent au travail dès 2014. Contrairement à de nombreuses jeunes pousses, ils ne prévoient aucune levée de fonds et développent leur logiciel eux-mêmes alors qu’ils sont encore en emploi. Admirable, et malin: pour avoir une idée du marché, ils font le tour de leurs clients potentiels afin de les questionner sur leurs besoins et avoir leur point de vue sur les solutions. Ils réalisent plus de 300 entrevues afin de développer leur outil de la meilleure manière possible. Sur cette base, la première version est lancée en mai 2015. Ils la testent avec quelques-uns de leurs prospects, qui étaient curieux de voir comment cela fonctionnait.

Leur logiciel est une solution d’organisation. Il s’agit d’un espace commun et collaboratif, auquel tout le monde a accès et permettant de suivre en temps réel l’avancée des travaux. Ainsi, on sait exactement qui fait quoi et pour quand. Pas besoin d’appeler dix fois pour avoir le montant du devis, par exemple, ou d’envoyer 50 e-mails afin de préciser à quel stade du projet on en est… L’interface, très didactique, est à la portée de tout le monde. Le prix, lui, varie selon le nombre d’utilisateurs. Il va de 15 à 25 francs par mois et par personne. Un tarif raisonnable pour une solution intégrant un module pour la gestion des séances, des tâches et l’élaboration de check-lists.

Avancée des travaux en temps réel

Trois ans à peine après leur premier lancement, les entrepreneurs, aujourd’hui âgés de 31 et 32 ans, ont fait leurs preuves. Plus de 40 institutions de santé comptent parmi leurs clients, ainsi que des entreprises. C’est notamment le cas du Groupe Mutuel. Christian Lalain, membre de la direction informatique de la société d’assurances, a d’abord connu WeDo dans le cadre de son mandat de conseiller municipal à la commune de Saillon. «Je voulais sortir de la logique historique du dossier papier, sur lequel on met un post-it où se trouvent toutes les informations essentielles, mais qu’on perd quand le post-it s’abîme ou se décolle, explique-t-il. C’est pourquoi j’ai installé WeDo à la commune il y a une année environ. C’est génial: tout le monde bosse sur le même outil et les différents espaces de travail structurent l’activité. Si un habitant appelle pour demander un rendez-vous ou un renseignement au président ou à un conseiller, la personne de l’accueil ouvre une tâche et l’attribue à la personne correspondante. Celle-ci notera que la prise de rendez-vous est faite et le jour, donc si cette personne rappelle, on sait exactement quoi lui répondre. Cela fluidifie énormément les interactions avec nos concitoyens tout en augmentant la qualité du service donné. Le partage de l’information et la vision bout en bout de l’exécution d’une activité augmentent l’esprit d’équipe et apportent une réelle plus-value relationnelle.»

Serveurs en Suisse

Au vu des résultats obtenus à Saillon, Christian Lalain a proposé d’importer l’outil chez son employeur, Groupe Mutuel. Auparavant, celui-ci disposait d’une autre solution, Wunderlist, rachetée par Microsoft. La start-up fribourgeoise est fière de ces succès, mais grandit pas à pas, sans précipitation. «Une fois notre premier client signé, il y a eu le deuxième, puis le troisième, se souvient David Dutch. Nous avons d’abord baissé notre temps de travail, puis nous sommes passés en indépendants. Désormais, nous avons créé notre Sàrl et possédons de beaux bureaux à Fribourg. Et en plus, on recrute! Nous avons prévu d’engager deux collaborateurs cette année.»