Finis les poignées de main et les événements de réseautage. Vos relations professionnelles n’ont jamais semblé aussi lointaines. Dans ce cadre, les webinars (contraction anglaise de web et de seminar) se révèlent être une option intéressante. Mode d’emploi.
En quoi le «webinar» est-il utile pour une PME?
«Le webinar vise à délivrer de la connaissance, à transmettre du contenu et ne laisse que peu de place à l’improvisation. C’est aussi un moyen de ramener de la proximité entre les personnes, sous un format sérieux, tout en pouvant être divertissant», explique Maxime Dumont, cofondateur d’Engage Now, une plateforme proposant des webinars hebdomadaires destinés aux entreprises. Le gain de temps, la facilité d’organisation entre des participants venant de lieux géographiques parfois lointains et le faible coût sont d’autres atouts mentionnés.
Le webinar permet également des formations internes à l’entreprise ou pour la clientèle, des démonstrations de produits avec téléchargement de documents ou d’offres promotionnelles. D’autres champs d’application sont prisés: le visionnage en différé, l’analyse des interactions de l’audience à des fins de ciblage marketing ou la génération de leads si la vidéo est ensuite mise en ligne. A noter qu’il est utilisé également dans certains processus de recrutement.
Quel support choisir?
Webikeo, Jitsi Meet et Fuze font partie des solutions gratuites sans limitation du nombre d’utilisateurs. Livestorm, JetWebinar, Webinato sont payants et disposent de multiples fonctionnalités d’analyse. Sur la dizaine de webinars suivis en Suisse romande, un constat toutefois: Zoom, dans sa version webinar, semble s’imposer largement.
L’attention baisse plus rapidement avec un «webinar». Dès lors, comment le rendre plus interactif?
Le benchmark 2020 de Livestorm montre que le temps moyen pour un webinar se situe entre trente minutes et une heure. «Pour avoir une bonne interaction, il est recommandé de ne pas dépasser 40 participants qui sont en mode spectateurs, ajoute Maxime Dumont. Mais on peut monter à 2000 personnes. Pour susciter les interactions, les sondages de l’auditoire en direct facilitent l’échange avec l’expert invité.» La création de rooms en petits comités durant le webinar est un bon moyen de briser la glace en début de session. Il s’agit d’une sorte de speed dating virtuel. Des études signalent que le public pose plus facilement des questions lors de webinars via l’outil de chat que lors de présentations physiques.
Par quoi commencer pour capter l’attention de l’auditoire?
Evitez absolument les exposés centrés sur vous ou sur votre société. Présentez rapidement l’objectif et le déroulement du séminaire, ainsi que les fonctionnalités de la plateforme. Vous pouvez projeter des fiches ou de courtes vidéos, comme dans une conférence traditionnelle. Petit conseil pour les débutants: positionnez votre ordinateur sur deux dictionnaires pour avoir le regard bien face à votre auditoire. Enfin, parlez lentement, distinctement et variez le ton, car le public ne vous voit pas toujours et inversement.
Pour avoir une bonne interaction, il est recommandé de ne pas dépasser 40 participants.
Un détail a son importance pour augmenter le nombre de participants. Les statistiques de ces rencontres en ligne montrent que les meilleurs jours pour envoyer les invitations sont les mardis et les mercredis, pour une présentation ayant lieu idéalement les mercredis ou les jeudis.
Quels retours attendre de ce modèle?
«Le nombre de personnes qui suivent des webinars a très fortement augmenté avec le confinement, souligne Hervé Sanglard, directeur d’Uditis, spécialiste informatique. J’espère pour la planète qu’on pourra plus facilement convaincre nos fournisseurs ou clients de renoncer à faire 100 km pour une présentation qu’on aurait pu avoir en ligne.»
La plupart des logiciels de webinars délivrent des statistiques sur le taux de participation et d’interactions. Et comme toujours avec ces plateformes, elles collectent les adresses des clients et prospects. Toutefois, l’intérêt principal est de pouvoir sonder votre auditoire et de percevoir ses impressions sur votre activité. D’où l’importance de préparer en amont quelques questions clés sur lesquelles vous aimeriez un retour. Le mot d’ordre est donc la préparation.
Enfin, attention à garder à l’esprit que le public ne boit pas vos paroles et peut être plus distrait, avec des départs en cours de séminaire. Pas de quoi en prendre ombrage: cela fait partie de la réalité des webinars, comme les problèmes de son ou d’image.