Clients mécontents, incompréhension des fournisseurs, incohérences dans des projets ou crispations entre collègues trouvent très souvent leur source dans une mauvaise communication écrite. Dans les PME ou les start-up, la même personne est souvent amenée à devoir maîtriser plusieurs facettes de la communication écrite de l’entreprise. Elle jonglera entre une lettre de licenciement, une note pour le personnel ou encore la dernière news pour le site web. Une polyvalence qui s’apprend.

Besoin de concision

Car si tout le monde sait écrire, les techniques ont évolué et les supports sont multiples aujourd’hui. «Il y a un besoin énorme d’être beaucoup plus concis. Par ailleurs, avec la masse d’informations véhiculées, l’entrée en matière et la première phrase doivent être encore plus soignées», relève Olivier Rappaz, formateur et fondateur de Cadence Conseils. En résumé, il s’agit d’écrire des textes efficaces pour des lecteurs pressés. On parle de la pyramide inversée. On se passe désormais des longues introductions et des salamalecs pompeux. On fera la chasse aux longues phrases.

Le conseil: «Douze mots maximum, en évitant les incises, sinon on perd le lecteur», suggère Magali Dubois.

Un conseil valable aussi bien pour un post sur LinkedIn que pour un argumentaire rédigé pour le président du conseil d’administration s’exprimant devant les actionnaires. Cela même si chaque écrit garde des codes et des structures différentes.

Dynamiser sa rédaction et savoir opérer dans tous les registres est devenu un enjeu pour les entreprises. Pourquoi? «Le risque majeur est de passer à côté de sa cible ou de trop se répéter et de lasser, observe la directrice. Attention aussi à vouloir tout dire. Votre texte en devient trop complexe et le message essentiel se dilue. Pensez à montrer la valeur ajoutée de votre intervention.»

User du bon ton

Soigner l’écrit, c’est aussi questionner les modèles de communication de l’entreprise, parfois poussiéreux et inefficaces, qui peuvent trahir une certaine inertie des structures. Pour cela, il faut apprendre à sélectionner les bonnes informations et à user du bon ton, notamment à l’aide du mind-mapping ou du storytelling. Ces techniques sont notamment reprises dans un certificat d’études avancées, sur huit mois, qui présente une approche très large, proposé par la HEG-FR.

«La formation est unique en Suisse romande, car elle englobe aussi bien la communication de crise que la correspondance interne, les réseaux sociaux ou la rédaction de scripts vidéo. C’est la somme des compétences d’une dizaine de formateurs. La mise en pratique est centrale avec des missions d’écriture de trois heures suivies de retours individuels», détaille Olivier Rappaz. Le CAS est donné de manière hybride et suivi aussi bien de personnes de Suisse romande que de France voisine ou de Zurich.