Lorsque des entreprises convoquent à court terme leurs collaborateurs en «town hall» (ou séance de discussion), le message doit être urgent. Que ce soit parce que le groupe destitue son CEO, que des activistes occupent les locaux ou que les chiffres s'effondrent. 

Cependant, une telle réunion ne doit pas nécessairement avoir lieu dans une situation d'urgence. Lors de town halls réguliers, les chiffres de l'entreprise sont présentés et les employés ont la possibilité de poser des questions.

Issu de la culture américaine, ces rassemblements organisés par la direction se retrouvent aujourd'hui dans beaucoup d’entreprises suisses. Mais des questions se posent. Ces meetings sont-ils utiles? Quelles informations doivent être transmises? Quand est-il judicieux de convoquer le personnel?

Des informations délicates peuvent filtrer

«C'est un exercice d'équilibre, estime Ursula Bergundthal, experte en ressources humaines et directrice de la société alémanique Solution Advisors. Les entreprises sont confrontées à un dilemme: communiquer trop ou pas assez.»

Si elles exposent des informations délicates, ces dernières filtreront immédiatement à l'extérieur. «Un town hall est quasiment une réunion publique», souligne-t-elle. Malgré tout, les entreprises doivent parler à leurs employés: «Cela crée de la confiance et exprime de l'estime.»

Selon la conseillère, il est important d'organiser ces réunions notamment lors d'une réorganisation, d’un changement de direction, de résultats décevants ou de réductions d'effectifs.

Les bonnes nouvelles peuvent aussi y trouver leur place, mais un regard critique sur l’entreprise doit toujours être possible. Chacun doit pouvoir exprimer ses préoccupations. Cependant, il convient de noter que plus le town hall est grand, plus le risque est important que les participants n'osent pas s'exprimer.

Les town halls ne remplacent pas les entretiens personnels

Ces événements mobilisent toutefois des ressources. Leur préparation est coûteuse car tout le monde doit laisser son travail de côté pour y assister. Un simple calcul montre que si une unité organisationnelle de 400 personnes se réunit durant une heure, cela correspond en moyenne à dix semaines de travail d'un collaborateur.

En règle générale, Ursula Bergundthal recommande deux à trois town halls par an, l'invitation devant être envoyée environ un mois à l'avance. Les town halls à court terme ne devraient être organisés qu'en cas de besoin urgent ou d'actualité importante.

De plus, «les town halls sont importants, mais ils ne doivent pas remplacer d'autres plateformes d'information», souligne l’experte. Un intranet à jour en fait partie, et les top managers devraient toujours joindre la parole aux actes. En d’autres termes, ils devraient être visibles au bureau, prendre le pouls de leurs collaborateurs, montrer qu'ils apprécient leur travail et que chaque contribution est importante.

>> Lire aussi: La réunionnite, ce mal qui ronge les entreprises